Assistent Texterstellung
Mit dem Assistenten Texterstellung können vorformulierte Schreiben an einen oder mehrere Beteiligte erstellt werden. Hierbei werden die variabel gesetzten Platzhalter (Bezeichnungen in Doppelspitzklammern, z.B. «{VfName}» für den Namen des Schuldners) mit den jeweiligen Verfahren- und Beteiligtendaten ergänzt. Standardschreiben können so quasi per Knopfdruck versandfertig in Word erstellt werden.
Sie finden etliche vorformulierte Schreiben in der Baumstruktur auf der linken Seite des Assistenten. Sie werden durch Doppelklick mit der linken Maustaste geöffnet. Sie sehen dann oben rechts den Steuertext mit den Platzhaltern und unten rechts das Ergebnis, das in Word ausgegeben wird. Sie können die vorgegebenen Schreiben ändern, ergänzen, und (am Besten) per copy & paste des Steuertextes oben rechts als Blaupausen für eigenen Schreiben verwenden. Damit diese Schreiben in jedem Verfahren die richtigen Daten ausgeben, sollte es immer das Ziel sein, dass der Steuertext keine verfahrensspezifischen (hartkodierten) Verfahrensinformationen (z.B. den Namen des Verwalters, beliebter Fehler, wenn zur Zeit der Erstellung des Schreibens sowieso nur ein Verwalter in der Kanzlei tätig ist) enthält, sondern ausschließlich Platzhalter „«{VwName}»“, die dann in Word mit den Informationen des jeweiligen Verfahrens ergänzt werden.
Wie die Eingabe der Platzhalter, Textelemente und sonstigen Funktionen erfolgt, wird im Textassistenten selbst dokumentiert, und zwar auf der linken Seite unter dem „RL“-Knoten ganz oben in der linken Baumansicht. Dort finden sich die einfachen aber auch die hochkomplexen Funktionen mit etlichen Praxisbeispielen, um die Schreiben Ihren Bedürfnisse anzupassen.
Die tagtägliche Benutzung nach der Erstellung dieser Vorlagen gestaltet sich wie folgt:
Einzelanschreiben
Bei Schreiben an einzelne Beteiligte starten Sie den Assistenten währen Sie auf dem Beteiligten stehen, an den das Schreiben gehen soll. Seine Daten und die Verfahrensdaten werden dann durch Austauschen der Platzhalter mit den Verfahrens- und Beteiligtendaten in Word ergänzt. Platzhalter können simple Felder sein, die mit den Daten aus der Datenbank ergänzt werden, also z.B. Verfahrenstyp, Schuldnerbezeichnung, Gerichtsbezeichnung, Termine, statistische Verfahrensinformationen, etc. pp. oder auch komplexere Textelemente, wie beispielsweise für den jeweiligen Empfänger komponierte Grußformeln. Ergänzt durch Schleifenbefehle (Loop) zum Abruf von beispielsweise Massegegenständen oder aller bestrittener Forderungen oder aller Deliktsforderung, etc. pp. ist der Textassistent ein sehr mächtiges Instrument zur Effizienzsteigerung des Verwalterbüros.
Serienanschreiben
Mit der Serienbrieffunktion können Sie eine Vielzahl von Beteiligten auf einmal anschreiben. Das praxisrelevanteste Beispiel ist sicherlich der Serienbrief, mit dem am Anfang des Verfahrens alle Gläubiger zwecks Zustellung des Eröffnungsbeschluses nebst Aufforderung zur Forderungsanmeldung angeschrieben werden.
Um einen Serienbrief zu erstellen, benutzt man in dem Assistenten den Bereich zwischen dem oberen rechten Fenster mit den Steuerbefehlen (also den Texten und Platzhaltern) und dem darunter liegenden rechten Ergebnisfenster (also das Fenster, in welchem die sich aus dem oben angeordneten Fenster ergebende Textausgabe angezeigt wird). Mit dem Dropdown-Menü hinter dem Text „Serienbrief“ kann man auswählen, das ein Serienbrief erzeugt werden soll und in welcher Reihenfolge die Beteiligten ausgegeben werden sollen. Standardmäßig werden alle Gläubiger, Debitoren, sonstige Beteiligte oder Massegegenstände ausgewählt. Will man nur eine Auswahl anschreiben, hilft die Trichterfunktion, die einen weiteren Auswahlassistenten startet. Hier kann man durch Verschieben der Beteiligten zwischen dem linken Nichtauswahlfenster und dem rechten Auswahlfenster festlegen, wer die Adressaten des Serienbriefes sein sollen.
Nach betätigen des Knopfes „OK“ werden in Word alle ausgewählten Beteiligten angeschrieben.