Eingabe von Adressen
Die Eingabe von Adressen sollte möglichst sorgfältig erfolgen, weil ProInso ständig auf die dort eingegebenen Daten zurückgreift, um automatisierte Arbeitsabläufe vornehmen zu können und Plausibilitäten zu überprüfen. Insbesondere den Feldern "Firmentyp" und "Anrede" fällt hierbei eine entscheidene Rolle zu. Anhand dieser Angaben kann das Programm erkennen, wie die Adressaten in Anschreiben und in Exportdateien für die Gerichtssoftware zu behandeln sind (Rechtsanwälte können dann beispielsweise anders angeschrieben bzw. behandelt werden als Behörden oder Firmen).
Insbesondere muß unterschieden werden, ob es sich beim Adressaten um
- eine einzelne natürliche Person,
- Eheleute oder
- eine Firma bzw. Behörde handelt.
Eingabe von einzelnen natürlichen Personen
Bei einzelnen natürlichen Personen, die im Rechtsverkehr ohne Firma auftreten, bleiben die Felder 'Firma 1' und 'Firma 2' leer. Tragen Sie bei diesen natürlichen Einzelpersonen einfach nur die Anrede, ggf. den Titel, ggf. den Vornamen und den Nachnamen ein.
Eingabe von Eheleuten
Ein Sonderfall sind "Eheleute", wenn diese als solche angeschrieben werden sollen. In diesem Fall wählen Sie als Anrede den Eintrag "Eheleute" an, tragen in das Feld 'Vorname' entweder nichts oder beide Vornamen ("Inge und Karsten") und in das Feld 'Nachname' den Familiennamen des Ehepaars ein. Das Ergebnis ist dann "Herr und Frau Soundso" in der Adresse und "Sehr geehrte Frau Soundso, sehr geehrter Herr Soundso" in der Begrüßung. Dies kann im Bedarfsfall auch noch umkonfiguriert werden.
Eingabe von Entitäten (Firmen, Behörden etc.)
Die Felder 'Firma 1' und 'Firma 2' dienen dazu, Personengesellschaften (GbRs, Partnerschaften, Sozietäten, OHGs, KGs), juristische Personen (Vereine, GmbHs, AGs) oder Körperschaften des öffentlichen Rechts (Ämter, Behörden, Körperschaften d.ö.R. i. e. S.) einzutragen. Ferner können hier auch Einzelfirmen eingetragen werden ("Tischlerei Meier, Inh. Hans Meier"). Wenn es bei der angeschriebenen Entität einen Ansprechpartner gibt, dann können Sie diesen über die Felder 'Anrede', 'Titel', 'Vorname' und 'Nachname' erfassen. Er wird dann beispielsweise in den Anschreiben als Ansprechpartner ("zu. Hd. Herrn RA Prof. Dr. Horst Tunichgut") aufgeführt und, soweit dies in der "Begrüßung" so voreingestellt ist, in Anschreiben auch persönlich angesprochen ("Sehr geehrter Herr Kollege Prof. Dr. Tunichgut")
Die einzelnen Felder
Die Felder 'Typ Firma' und 'Anrede'
Im Feld 'Typ Firma' kann ausgewählt werden, ob es sich bei den Adressaten um Rechtsanwälte handelt. In diesem Fall bietet das Programm die Möglichkeit, den im Feld "Begrüßung" auswählbaren Begrüßungstext (erste Briefzeile) entsprechend zu gestalten ("Sehr geehrte Damen und Herren Kollegen").
Gleiches gilt für das Feld 'Anrede'. Falls der Verwalter in der Konfiguration des Programms selbst als Rechtsanwalt angegeben worden ist, dann ändert sich je nach dem dortigen Eintrag der im Feld 'Begrüßung' auswählbare Begrüßungstext in die "kollegiale" Form (Eintrag RA bewirkt dann "Sehr geehrter Herr Kollege Tunichgut", Eintrag RAin bewirkt "Sehr geehrte Frau Kollegin Tunichgut").
Welche Begrüßungsformen aufgrund der jeweils aktuell eingegebenen Daten möglich sind, kann im dortigen Pulldown-Menü "in Echtzeit" angesehen werden.
Die Felder 'Straße' 'Nr.'
Die Felder Straße und Nummer sollten nur verwendet werden, wenn es sich tatsächlich um eine Straßenadresse handelt. Bitte achten Sie darauf, daß Straßenname und Nummer getrennt eingetragen werden. Postfachadressen werden hier nicht eingetragen.
Die Felder 'PLZ' 'Ort'
Das Feld 'PLZ' dient ausschließlich zur Eingabe der Postleitzahl einer Straßenadresse oder eines Postgroßkunden mit eigener Postleitzahl. Wenn das Feld 'PLZ' verlassen wird, gibt das Programm die möglichen Orte für die eingegebene Postleitzahl aus (bei nur einem möglichen Ort wird dieser sofort in das Feld 'Ort' eingetragen, er ist aber überschreibar, Es ist auch die Eingabe von weniger als fünf Ziffern möglich, dann werden alle passenden Ortseinträge zur Auswahl vorgeschlagen). Das Feld 'Ort' dient sowohl als Ortsangabe bei einer Straßenadresse als auch bei einer Postfachadresse.
Die Felder 'P-PLZ' 'Postfach'
Das Feld 'P-PLZ' dient ausschließlich zur Eingabe der Postleitzahl einer Postfachadresse. Das Feld 'Postfach' dient ausschließlich für die Eingabe der Postfachnummer. Das Wort "Postfach" wird in allen Ausgaben vom Programm automatisch generiert.
Die Eingabe von Postgroßkunden
Soweit der Adressat eine eigene Postleitzahl hat (Postgroßkunden) geben Sie bitte nur die Postleitzahl im Feld 'PLZ' ein.
Die Felder 'Telefon', 'Mobil' und 'Fax'
Bitte geben Sie hier ggf. die Telefonnummern des Adressaten an.
Das Feld 'Mail'
Bitte geben Sie hier ggf. die E-Mail-Adresse des Adressaten ein
Das Feld 'Begrüssung'
Dieses Feld wird aufgrund der Eingaben in den vorausgegangenen Feldern generiert. Bitte wählen Sie hier aus, wie der Adressat angesprochen werden soll. Die Vorgabe ist "persönlicher vor allgemein".
Die Bankdaten
Falls diese Felder vorhanden sind (sie sind nicht in jeder Adresseingabemaske vorhanden), tragen Sie hier bitte die Bankdaten ein. In den Feldern 'Konto' und 'Blz' sind nur Ziffern erlaubt. Die Eingabe der Bankdaten ergibt insbesondere bei Masse- und Insolvenzgläubigern Sinn, an die irgendwann einmal Überweisungen erfolgen sollen. Das Programm nutzt die Daten für den Überweisungs- und Scheckdruck und die Generierung von DTA-Dateien. Das Feld Inhaber wird mit den vorhandenen Daten vorausgefüllt, kann im Bedarfsfall aber auf den tatsächlichen Inhaber, falls dieser anders heißt, geändert werden. Nach Verlassen des Feldes 'Blz' wird das entsprechende Institut automatisch ermittelt.
Eingabehilfen
Übernahme vorhandener Adressdaten (A)
Das Programm kann auf vorhandene Adressdaten zugreifen. Wenn sie die Schaltfläche A betätigen, öffnet sich ein Assistent, über den sie auf sämtliche im Programm vorhandenen Adressen zugreifen können. Sofern schon Namens oder Ortsangaben vorhanden sind, nimmt der Assisten diese zur Filterung der vorhandenen Daten. Soweit Sie den Adressaten in der Datenbank aufgefunden haben, können Sie die dort eingetragenen Daten über die Schaltfläche "OK" in die Maske einfügen.
Kopieren und Einfügen von Adressdaten (C und V)
Das Programm kann Adresseinträge kopieren. Hierzu dienen die Schaltflächen C und V. Erster übernimmt die Adressdaten in der aktuellen Maske in die Zwischenablage, letzterer fügt sie in die aktuell geöffnete Maske ein. Praktisch zum Kopieren von Adressdaten, denn anders als bei der Kopierfunktion, die in Windows enthalten ist, wird hier nicht nur das aktuelle Feld, sondern werden alle Adressfelder auf einmal berücksichtigt.